Comment Optimiser une Séance de Créativité : Un Guide pour les Chefs de Projet
Aujourd’hui plus que jamais, la créativité est au cœur de la réussite des projets. Les entreprises sont en constant challenge. Tout va vite. Mais alors comment encourager l’énergie créative au sein de votre équipe de façon constructive et pertinente? Voici un guide détaillé pour vous aider à évoluer dans ce processus de co-construction bénéfique pour le bien de tous et du projet en question.
#1. Faire une séance de créativité en interne pourquoi ?
La décision d’organiser une séance de créativité en interne peut être motivée par divers facteurs. Économiser des ressources et des coûts est souvent un avantage attrayant. Cependant, au-delà des économies, il y a une richesse intrinsèque dans la mobilisation des talents et des idées qui résident déjà au sein de votre équipe.
La séance de créativité permet aussi de développer un projet avec la bonne connaissance des possibilités qui vont s’offrir à l’équipe réalisatrice. Si les collaborateurs qui font la séance de créativité connaissent l’équipe en charge de la réalisation de ce projet ou si l’équipe en charge de concrétiser le projet fait partie des membres de la séance de créativité, c’est d’autant plus avantageux !
Cela donne aussi à l’ensemble des parties prenantes un sentiment d’écoute (on prend en compte leurs idées et leurs avis) c’est l’idéal lorsque l’on veut que tout le monde se sente épanoui et donc plus efficace.
Ainsi, chaque membre apporte une perspective et une compréhension unique d’une partie du projet.
#2. Quel est le Timing Idéal ?
Au début d’un projet, l’énergie est généralement bien présente, les esprits sont frais et ouverts, faisant de ce moment un terrain fertile pour semer les graines d’idées innovantes. En cours de route, lorsque les défis et les obstacles surgissent, une séance de créativité peut être l’étincelle nécessaire pour surmonter les obstacles et réinventer les stratégies.
#3. Quelles sont les clés de réussite d’un atelier de créativité ?
La préparation est un art en soi. Elle exige une vision claire, une planification méticuleuse et une anticipation des besoins et des défis. L’objectif doit être clairement défini; il sert de phare, guidant chaque idée et chaque discussion vers un but commun à atteindre.
Vous l’aurez compris : la réussite d’une séance de créativité se mesure en grande partie à son travail de préparation dans la mesure où il va falloir instaurer un cadre pour pouvoir générer un maximum d’idées en un minimum de temps !
#4. Donner le cadre c’est quoi ?
Définir l’objectif auprès des participants ainsi que les règles de fonctionnement auxquelles tous les membres devront se soumettre.
En tant qu’animateur votre rôle est de faire en sorte que personne ne se censure (même en fonction du budget) et que tout le monde participe en donnant toutes idées qui leur passent par la tête. Pensez à faire sortir les réflexions du cadre habituel (concept de divergence/convergence) c’est-à-dire que l’on sort du cadre pour mieux y revenir avec des idées innovantes. Il ne faut pas hésiter aussi à alimenter les idées des autres pour les développer au maximum.
#5. Quelles sont les étapes d’une séance de créativité efficace ?
La sélection du sujet est la première étape cruciale. Un sujet bien choisi, un problème bien posé, c’est comme un sol fertile, prêt à nourrir les graines d’idées pour qu’elles germent et fleurissent. Il doit être assez spécifique pour donner une direction, mais assez large pour permettre la liberté d’exploration.
Bien constituer son groupe de travail :
Comme je le disais dans l’introduction, la constitution de l’équipe est une danse délicate entre la diversité des compétences, des connaissances et des perspectives. Chaque individu est un monde en soi, porteur d’un univers d’idées, d’expériences et de talents. La synergie de ces mondes divers peut engendrer des idées qui transcendent les contributions individuelles.
Ainsi, avoir dans la séance créative les membres du projet est un bon point.
Toutefois, ne vous interdisez pas d’inviter un nombre de personnes extérieures à la conception qui pourront apporter une vision différente ou complémentaire. Pourquoi pas des experts d’autres projets, départements de votre entreprise ou secteurs?
Par contre, soyez vigilant à constituer votre groupe de participants avec des compétences et des profils de tout horizon pour maximiser la diversité des réflexions et des directions qui amèneront à des solutions plus innovantes.
Veillez aussi dans votre déroulé à diviser le nombre de participants pour en faire des sous-groupes dès lors qu’il y a 8 participants ou plus. Cela vous permettra d’éviter les débordements, les sorties du cadre ou encore les conversations parallèles et donc d’avoir plus de dynamisme engendrant plus d’idées.
La préparation du déroulement de la séance :
La préparation du déroulement de la séance est un exercice d’équilibre entre la structure et la flexibilité. Un plan bien conçu offre un cadre qui canalise l’énergie créative, tandis que l’espace pour l’adaptabilité permet l’émergence spontanée d’idées innovantes.
Préparer votre séance vous permettra d’avoir un filet de sécurité et de ne pas être en difficulté sans une trame prédéfinie. Celle-ci vous aidera à relancer une équipe au point mort, cette partie n’est donc pas à négliger.
Personnellement, je me fais toujours une fiche récapitulative du cadre de la séance, son déroulé avec les objectifs à atteindre, les résultats escomptés, les contraintes etc.
Le choix de la méthode :
Le choix de la méthode et du timing est essentiel pour créer un rythme harmonieux qui favorise à la fois l’exploration et la concrétisation des idées. Chaque phase doit s’écouler naturellement vers la suivante, créant une suite cohérente d’activités nous rapprochant du résultat final visé.
La méthode doit être efficace pour ne pas faire un atelier qui serait hors-sujet. Elle sert aussi à rester focus sur le challenge de cette séance en contrôlant le temps et en cadençant le rythme de cette séance de créativité.
Avoir un timing équilibré :
Prenez bien sûr en compte le sujet à développer mais aussi le temps disponible (bon à savoir : les séances de créativité peuvent durer entre 2 heures et 2 jours).
Vous devrez timer tout le déroulé de la séance de créativité dans la phase de préparation.
Choisir le bon endroit :
Vous pourrez rester en entreprise ou bien être en extérieur. Les deux comportent des avantages et des inconvénients.
En entreprise ce sera plus simple à organiser. Cependant vous resterez dans un contexte de travail habituel ce qui peut être un frein à la créativité de vos collaborateurs.
En extérieur, la créativité sera au rendez-vous, mais il faudra prendre en compte les coûts qui vont résulter de la séance de créativité ainsi que les temps de déplacement éventuels. Peut-être pouvez vous trouver un lieu dépaysant à proximité?
Petite Astuce : Si vous n’avez pas le choix que de le faire en entreprise, modifiez l’environnement en commençant par la disposition des tables et en y ajoutant des affiches, des plantes, des lumières, de la musique ou encore des gourmandises !
Le matériel :
Le lieu et le matériel jouent un rôle souvent sous-estimé. L’environnement influence l’ambiance, l’énergie et la dynamique de la séance. Un espace inspirant, bien équipé avec les outils nécessaires, est un terrain propice à l’émergence d’idées brillantes.
Il faut avoir le nécessaire pour illustrer ses idées (des boards, pourquoi pas un prototype). Évidemment prévoyez les fournitures de bureau en masse si vous ne voulez pas courir de partout pour alimenter tout le monde. Sachez que ce genre de séance est consommatrice de feuilles alors ne lésinez pas sur les moyens.
#6. Comment se déroule une Séance de créativité ?
L’icebreaker, l’introduction, l’expression des idées, les phases divergentes et convergentes, la concrétisation et l’évaluation sont des étapes qui, bien orchestrées, transforment une séance ordinaire en un atelier extraordinaire.
Briser la glace :
Alors oui on peut penser que cette étape n’a rien à faire là et pourtant elle est très importante. Quel icebreaker décidez-vous d’animer ?
Un icebreaker, quesaco ? une activité qui va permettre de rompre le silence des premiers instants et ainsi aborder de manière décomplexée le reste de la séance.
Son but ? Donner la parole à chacun afin de donner la même importance à chaque participant et insuffler une dynamique positive !
Chauffer :
Cela vous permettra d’introduire en douceur l’objet de cette séance créative. On peut continuer sur la lancée de la participation collective et faire un brainstorming pour connaître la motivation de chacun ou lorsqu’il y a des zones d’ombres à éclaircir avant de rentrer plus profondément dans le sujet…
Formaliser les idées :
L’important ici est de laisser chacun exprimer sa créativité.
Il peut s’agir d’une phrase descriptive (c’est une méthode rapide et elle permet d’engranger un maximum d’idées). Ou encore réaliser un visuel. Cela demande plus de temps mais c’est quelque chose de plus qualitatif où les collaborateurs pourront mieux visualiser le rendu et peut-être même soumettre des idées pour le compléter.
Il est même possible de faire un prototype… cela demande encore plus de temps. A vous de voir en fonction du temps que vous avez à votre disposition !
Phases divergentes & convergentes :
Lors de la phase de divergence, vous allez vous éloigner du sujet, favorisant les analogies. Cette phase permet de dissiper le jugement pour générer un maximum d’idées originales qui vont néanmoins , à ce stade, restées floues.
Puis la phase de convergence arrive dans le processus de la sélection des idées. Vous allez ici chercher à sélectionner les idées parmi les propositions et les détailler pour construire des concepts plus raffinés. L’absence de limite permettra aux idées de durer le plus longtemps possible. Un esprit créatif et critique favorisera la convergence pour savoir ce que l’on peut garder, ce que l’on doit développer, enrichir ou bien abandonner.
Concrétisation :
Pour ce faire, vous pourrez rédiger des « fiches idées » détaillant chaque concept retenu. Affichés ensuite à la vue de tous, vous pourrez itérer et ainsi générer de nouvelles idées ou de développer celles retenues. Cela va vous permettre de matérialiser les résultats de la séance. Vous serez d’ailleurs surpris de voir le nombre d’idées à la fin !
Évaluation :
En fin de séance, procèdez à l’évaluation. Si cela n’a pas été prévu lors de la planification, on peut programmer cette évaluation à une date ultérieure à fixer (avant de vous quitter) même si le mieux reste quand même de le faire à chaud, en clôture de votre atelier.
Lors de cette étape, vous allez, tous ensemble, présélectionner les idées validées par le groupe puis dans un second temps les approfondir afin de les proposer aux décideurs.
Dans un dernier temps, pensez à prévoir une évaluation de la séance en elle-même. À cette occasion faites un tour de table pour donner les points forts et les points faibles de cet atelier. Les feedbacks vous permettront d’améliorer vos futures séances de créativité.
Synthèse du travail de la séance de créativité :
Il faudra impérativement laisser une trace, un compte rendu voire même un book avec toutes les idées qui pourront être présentées à la direction.
La synthèse du travail et la présentation des idées sont des moments de célébration et de reconnaissance. Chaque idée, chaque contribution est un joyau qui enrichit le trésor collectif du projet.
Pour conclure, je vous invite à la créativité dans le format même de votre atelier de travail.
Exploitez des activités existantes ou des kits tout prêt en fonction de vos besoins ou amusez-vous à en créer pour votre propre usage!
Plaisir garanti 😃
Bonus :
L’exploration des méthodes avancées comme les Six Chapeaux de Bono ou la SCAMMPERR offre des outils précieux pour affiner, évaluer et enrichir les idées.
La technique des six chapeaux de Bono permet de relater des faits ou des chiffres puis de passer à une critique émotionnelle, donner de nouvelles idées ou des solutions alternatives. Elle sert à souligner les dangers ou les risques mais donne aussi des commentaires constructifs. En d’autres termes cette technique d’animation canalise et favorise les échanges entre les participants.
La méthodologie SCAMMPERR quant à elle, vient vous donner les clés pour examiner une idée, un produit ou un évènement qui comporte un problème. Cette méthodologie offre différents angles du problème pour mieux le résoudre.